‘Als publiek inkoper houd ik me bezig met diverse trajecten,’ begint Christian het gesprek. ‘Momenteel doe ik veel voor HR, maar volgend jaar kan dat zomaar IT zijn. Ook heb ik veel inkooptrajecten voor onderwijs begeleid en pak ik aanbestedingen voor de aanschaf van nieuwe tilliften op.’ Lachend: ‘Ja, mijn werk is heel afwisselend, want Kersten valt ook binnen mijn inkoopportefeuille. Met Kersten werken we nauw samen binnen de verstandelijke gehandicaptenzorg. Koraal is daarin met name actief in Zuid- en Midden-Limburg. Wij hebben in die regio’s drie grote locaties waar onze cliënten wonen. Voor alle bovenbudgettaire hulpmiddelen die we er nodig hebben, op tilliften na, trekken we nauw met Kersten op. Zo komt Kersten onder andere geregeld op locatie langs om ons te helpen met de hulpmiddelen waar onze bewoners en zorgprofessionals mee te maken hebben.’
Ondersteuning en advies
‘Onze verwachtingen van een hulpmiddelenleverancier zijn hoog, want onze doelgroep heeft de beste zorg en ondersteuning en dus ook de beste hulpmiddelen nodig. We vinden het vooral belangrijk dat we ondersteund worden bij diverse vraagstukken. Dat kan een individueel vraagstuk zijn, bijvoorbeeld welk hulpmiddel een cliënt het beste voorziet in zijn of haar behoefte, maar het kan ook een breder vraagstuk zijn. Als Koraal willen wij dus geadviseerd worden in de mogelijkheden die we hebben als het gaat om hulpmiddelen. Heel concreet betekent dit dat we behoefte hebben aan een partner die bij ons op locatie langskomt, onze vraag aanhoort en vervolgens advies uitbrengt waar we mee verder kunnen. Dat kan advies op beleidsniveau zijn, maar ook een bepaalde aanpassing aan een hulpmiddel die voor onze cliënt net dat ene verschil maakt.’
Opnieuw kiezen voor Kersten
‘Een jaar of tien geleden, ik werkte toen al bij Koraal want ik ben inmiddels elf jaar in dienst, hebben we een aanbesteding in de markt gezet voor het onderhoud en keuren van hulpmiddelen. Die aanbesteding is toen gegund aan Kersten. Zeven jaar terug zat Kersten financieel echter in zwaarder weer, waardoor we van onze legal afdeling te horen kregen dat we het contract niet mochten verlengen. We zijn toen met een nieuwe leverancier gaan samenwerken. We merkten in die periode hoe belangrijk de dienstverlening van een adviseur op locatie is. Die service werd toen niet, of eigenlijk onvoldoende, geboden, terwijl dit wel iets was dat we van Kersten gewend waren. Ja, door onze fysio- en ergotherapeuten werd dat destijds erg gemist. De keuze om weer met Kersten in zee te gaan heeft daar dan ook grotendeels mee te maken. Daarom hebben we drie jaar geleden een handtekening onder een nieuw inkoopcontract gezet en onze samenwerking met Kersten nieuw leven ingeblazen.’
Mooie projecten
‘Terugkijkend op de afgelopen drie jaren ben ik te spreken over het onderhoud en de keuring die Kersten voor onze hulpmiddelen verzorgt. Dat zit hem ook in hoe we hierover met elkaar communiceren. Want dat Kersten een keuring doet is één, maar weten wát er uit die keuring komt, en of een hulpmiddel bijvoorbeeld niet meer gebruikt mag worden, is een tweede. Er is veel tijd en energie gaan zitten in de gesprekken die we hierover met elkaar hebben gevoerd, maar ik denk dat we dit proces aardig goed met elkaar hebben weten te stroomlijnen. Natuurlijk, er zijn zeker nog zaken die beter kunnen, maar in welke samenwerking is dat nu niet het geval? Een project waar we recentelijk mee zijn gestart is het meldingssysteem. Omdat Kersten een belangrijke partner voor ons is en we intensief met elkaar samenwerken, hebben we Kersten als behandelaar aangemaakt. Dit betekent dat als er bijvoorbeeld een aanpassingsvraag voor een hulpmiddel binnenkomt, Kersten hier rechtstreeks een melding over ontvangt vanuit onze portal. Onze ergo- of fysiotherapeut hoeft deze vraag dan dus niet meer via de mail te stellen. Dat is wel zo prettig en snel, want wij sturen ontzettend veel meldingen naar Kersten. Volgende maand hebben we een eerste evaluatie, maar ik heb het idee dat het nu al goed loopt.’
Openheid, eerlijk en altijd een oplossing
‘Vanuit mijn eigen ervaring kan ik zeggen dat ik het contact met Kersten uitstekend vind. Of het nu gaat over iets dat misloopt in een offertetraject of om een hulpvraag van een van onze ergotherapeuten in een zorginstelling: Kersten komt beloftes na en acteert snel. En als er eens iets misgaat, is er ook de ruimte om daar met elkaar over in gesprek te gaan. Want hoe meer je doet, hoe meer er fout kan gaan. We zijn daarover open naar elkaar. Ja, ik denk dat openheid en eerlijkheid onze relatie kenmerkt. We spreken verwachtingen naar elkaar uit en komen bij uitdagingen altijd samen tot een oplossing. Ik weet dat wij veeleisend kunnen zijn, maar Kersten kan dat aan. Het is niet voor niets dat we onlangs het contract hebben verlengd.’
Hulpmiddelen tracken & tracen
‘Een mooi project dat we graag nog zouden willen oppakken, is het tracken & tracen van alle aanwezige hulpmiddelen. Zoals Kersten terecht aangeeft hebben we op dit moment niet inzichtelijk wat we precies in huis hebben. Dat leidt ertoe dat een hulpmiddel niet altijd op de juiste plek en op het juiste moment wordt ingezet. Volgende maand gaan we met een groepje van fysiotherapeuten, ergotherapeuten en afgevaardigden van inkoop bekijken wat de mogelijkheden zijn. Hierna zal duidelijk worden of we met dit project kunnen starten. Met name het ICT-stuk zal een uitdaging worden, maar ik hoop dat we eruit komen.’
Uitdagingen als inkoper
‘In mijn werk als inkoper kom ik genoeg uitdagingen tegen, maar de grootste is toch wel om een uitvraag in de markt te zetten. Of het nu een één-op-één onderhandeling met een leverancier of een meervoudige onderhandse uitvraag is. Een uitvraag op zo’n manier formuleren en eisen stellen die passen bij dat wat een marktpartij interessant vindt, is een kunst. Als je tegenwoordig te harde eisen stelt schrijft niemand zich in, simpelweg omdat er gewoon veel werk is. Dus als ik een uitvraag doe en er is één eis die niet bevalt, kan ik reacties wel vergeten. In plaats van dat wij kijken naar wat wij willen en dat een partij zich te schikken heeft naar onze eisen, is het tegenwoordig veel meer een spel van onderzoeken wat er speelt en wat er gebruikelijk is in een bepaalde branche. En daar dan op de juiste manier op inspelen. Je wilt natuurlijk voorkomen dat een aanbestedingstraject geen opdracht oplevert en je het hele proces opnieuw moet doen. Al is dat helaas soms onvermijdelijk.’
Inspelen op de behoeftes van zorginstellingen
‘Waar wij als Koraal de afgelopen elf jaar erg veranderd zijn, is Kersten dat ook. Jullie organisatie ziet er anders uit dan toen. Ik heb het idee dat Kersten veel meer is gaan kijken naar waar de behoefte van zorginstellingen liggen, en hoe ze daar goed op in kunnen spelen. Daarbij komt dat onze samenwerking veel intensiever is dan voorheen. Ik vind dat prettig. Of jullie inclusieve aanpak voor ons ook een meerwaarde is? Natuurlijk, want Koraal hecht veel belang aan social return. Wij weten dat Kersten veel doet voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Samenwerken met partners die daar actief mee bezig zijn, zoals Kersten, is voor ons absoluut een pré.’
