Duurzaam samen met het zorgkantoor

Samen kantelen naar duurzaamheid

Elke Nederlander is bekend met zorgverzekeraars, maar dat geldt in mindere mate voor zorgkantoren. Zorgkantoren regelen de zorg voor mensen die recht hebben op zorg uit de Wet langdurige zorg (Wlz). Myriam Teklenburg werkt bij zo’n zorgkantoor: bij VGZ Zorgkantoor. We spreken haar en Lei Geelen, specialist hergebruik bij Kersten Hulpmiddelen. Een gesprek over de kanteling van hoe we als maatschappij met rolstoelen voor mensen in een zorginstelling omgaan, en over voorloper zijn in de opzet van circulaire depots.

‘Al bijna 43 jaar werk ik bij VGZ,’ vertelt Myriam enthousiast. ‘Ik heb alle wetswijzigingen meegemaakt, zoals de overgang van de AWBZ naar de Wlz in 2015. In 2006 werd door het College voor Zorgverzekeringen (CvZ) – de voorloper van het Zorginstituut Nederland (ZINL)- besloten dat er iets moest gebeuren met de kosten voor rolstoelen in verpleeghuizen. Zo kwam het hele traject van herverstrekking op ons bordje te liggen. Ik was direct vanaf het begin in 2006 actief in het hulpmiddelendossier. Ik werd aangesproken door de leidinggevende van de AWBZ, hij wist dat ik een zoon in een rolstoel had, en vertelde me dat VGZ iets met rolstoelen wilde doen. ‘Jij hebt daar affiniteit mee, toch?’ Zo ben ik erin gerold.’

Eersteklas verspilling
Het was 2006 en VGZ startte net als CZ met een regionale rolstoelpool via Kersten. Deze beweging kwam voort uit de wens om de geldstroom van het rijk transparanter te maken. Het was ook in die tijd dat Zorginfo, het online zorgportaal werd geintroduceerd. Via dit portaal konden indiceerders de aanvraag voor een hulpmiddel regelen. ‘Er bestond een wens om efficiënter te gaan werken,’ legt Myriam uit. ‘De beslissing was in eerste instantie geldgedreven. In die tijd stond er een bepaald bedrag voor persoonsgebonde hulpmiddelen. Dit bedrag werd standaard uitgegeven, zonder dat er gekeken werd of dit daadwerkelijk nodig was. Kelders van zorginstellingen stonden in die tijd vol met niet gebruikte hulpmiddelen. Het was verspilling eersteklas, het woord circulair bestond toen echt nog niet. Het was de wens van VGZ om dit anders te doen. Lei: ‘CZ was de eerste die een aanbesteding op dit thema had uitgeschreven en die wij gegund kregen. En haast tegelijkertijd kwam ook jullie aanbesteding. Ook die wisten wij binnen te halen. Dat was het begin, daar hebben we samen de basis gelegd he Myriam .’

De gunfactor
‘Ja, dat klopt. Ik weet het nog goed. Toen ik jullie moest gaan gunnen werkten er bij Kersten 45 mensen. Wij voelden zoveel enthousiasme over hoe jullie dit wilden aanpakken. Stefan en Stephan zwaaiden toen nog de scepter en er waren vergevorderde ideeën over de rolstoelwasstraat en over hergebruik. We hadden ook andere aanbiedingen, maar die hadden toch een andere insteek. Ja, natuurlijk was het prettig dat Kersten een relatief kleine speler was op het gebied van hulpmiddelen leveren, maar het feit dat jullie het depotschap zo serieus namen en ongelooflijk hoge herverstrekkingcijfers hadden, gaf de doorslag. Het was het begin van onze samenwerking, jeetje dat is al meer dan 15 jaar geleden.’

Een nieuwe werkwijze
‘Vanaf dat moment handelden wij als zorgkantoor het financiële stuk af met leveranciers en depothouders,’ vervolgt Myriam. ‘We gingen het anders doen, efficiënter, met als doel om minder zorggeld weg te gooien, zonder het belang van de eindgebruiker uit het oog te verliezen. Je zet in op minimaal gelijkwaardige zorg, alleen dan efficienter. We hebben in het begin heel erg geprobeerd om het kernassortiment af te stemmen met indiceerders. Als antwoord om de weerstand die er over deze nieuwe werkwijze was samen om te buigen.’ ‘Het was natuurlijk ook een behoorlijke verandering,’ vult Lei aan. ‘Indiceerders hadden het gevoel dat ze werden beperkt in hun keuzevrijheid. Opeens kon een ergotherapeut in een zorginstelling niet meer kiezen welke rolstoel hij precies wilde, omdat die simpelweg niet in het pakket zat waaruit hij kon kiezen.’ ‘We hebben geprobeerd om hulpmiddelenleveranciers en fabrikanten die belang bij een bepaald product hadden zoveel mogelijk tegemoet te komen. We organiseerden sessies met indiceerders door het hele land,’ aldus Myriam, ‘en altijd in de buurt van zorginstellingen. We wilden zoveel mogelijk mensen benaderen en de nieuwe werkwijze zo zacht mogelijk laten landen. Volgens mij is ons dat goed gelukt. Ook maakten we na na enige tijd de overstap naar Vecozo: een portaal waarin veilig betaalverkeer mogelijk is. We waren het eerste zorgkantoor dat daarmee mocht gaan werken. Dit betekende dat de leverancier digitaal kon declareren. Het proces van machtingsaanvragen goedkeuren en verwerken was door Zorginfo al een heel stuk makkelijker. Met de toevoeging van digitaal declareren haalden we dus niet alleen kelders vol rolstoelen leeg, maar maakten we ook een belangrijke digitale verbeterslag.’

Circulaire depots: een nieuwe tak van sport
Het waren de jaren dat Kersten zich specialiseerde als depothouder, waarbij Kersten deze activiteiten los zag van hun activiteiten als hulpmiddelenleverancier. Herverstrekken en slim nadenken over hergebruik waren daarbij de sleutelwoorden. Lei: ‘Naast het herverstrekken van voorzieningen en onderdelen onderscheidde Kersten zich door de voorzieningen maximaler, oftewel completer, uit het depot te laten gaan. We gingen heel breed te werk, en vroegen ons continu af: hoe kunnen we verbeteren? Ook koppelden we onze bevindingen vanuit onze rol als depothouder terug naar de zorgkantoren. Je wil ook de rol van fabrikant een plek geven, die moest niet alleen gaan nadenken over de functionaliteit van een hulpmiddel, maar ook over de manieren waarop je een hulpmiddel opbouwt en hoe je ook onderdelen kan herverstekken. Onze houding was altijd proactief, en de lijntjes met de zorgkantoren waren kort. We deden het op onze eigen manier en stonden denk ik gewoon anders in de wedstrijd dan andere depothouders. Het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals de samenwerkingen met participatiebedrijven zoals Westrom, Risse, Spaarne Werkt of bijvoorbeeld de Inclusief Groep zijn het levende bewijs dat het kan.’

De ontwikkeling van herverstrekking
‘In de eerste jaren startten we met rolstoelframes, waarna we meer gingen doen met onderdelen,’ vervolgt Lei. ‘Ook daar zat een hele ontwikkeling in. Daarna ga je dieper het proces in. We beseften: het gaat niet alleen om herverstrekking van de stoelen. Want wat doen we bijvoorbeeld met hulpmiddelen of onderdelen die iemand wel heeft maar eigenlijk niet nodig heeft, en die dan kapot gaan? Herverstrekking is een samenspel van indiceerders, fabrikanten, leveranciers, de depothouder en een zorgkantoor, we doen het zeer zeker niet alleen, maar op 85% herverstrekking mogen wij als Kersten echt trots zijn.’

Samenwerken met fabrikanten
De depotconstructie raakt niet alleen indiceerders en hulpmiddelenleveranciers. Het gaat ook over de fabrikanten van de hulpmiddelen. ‘We hebben belangrijke gesprekken met fabrikanten over duurzaamheid, inclusie en hergebruik,’ vertelt Lei. ‘De vraag is altijd hoe we elkaar kunnen versterken. Als ik het met vroeger vergelijk werken we nu veel meer samen. Het is een gezamenlijk project aan het worden waardoor iedereen zijn rol kan behouden. Iedereen is op zijn eigen manier met CO2-reductie en circulariteit bezig, maar we zijn er ook achter gekomen dat we niet zonder elkaar kunnen. Toen ik zeven jaar geleden met het idee kwam om de losse onderdelen van het onderdeel zelf, zoals bijvoorbeeld een beensteun, te recyclen, verklaarde iedereen me voor gek. Dat is nu wel anders.’ ‘Het was denk ik te vroeg. En te ingewikkeld,’ vult Myriam aan. ‘Die veranderende wet- en regelgeving hielp ook niet mee. We waren heel druk met andere dingen in die tijd. Maar gelukkig staat duurzaamheid inmiddels bij iedereen hoog op de agenda; niet alleen in Den Haag.’

Voortrekkersrol sinds 2006
Myriam: ‘Ik heb vaak gedacht en gezegd: ik ga niet twee keer voor een stoel betalen, want die stoel hebben wij al betaald.’ Nu denk ik misschien kun je ook een ander bedrijf met dat ijzer blij maken. Wellicht heb ik de meerwaarde van nog intensiever hergebruik de afgelopen jaren soms onvoldoende ingezien. We hadden tenslotte al een hergebruik van 85%. Maar en zijn altijd verbeteringen mogelijk. Ook bij VGZ is duurzaamheid belangrijk. De rolstoelpool in zijn huidige vorm is een groot voorbeeld van duurzaamheid. Dus we blijven met elkaar in gesprek en ook met de fabrikanten. Kersten was destijds al een absolute voorloper op het gebied van circulariteit en hergebruik. Dossier VGZ Rolstoelpool is natuurlijk maar een klein deel van een grote geheel, maar het is een belangrijk dossier. Ik denk dat andere zorggerelateerde marktpartijen hier ook zeker van kunnen leren. We zijn met z’n allen heel goed bezig, maar nog niet iedereen weet daarvan.’

Ruimte voor verbetering
Goed bezig dus, maar is er ook ruimte voor verbetering? Myriam knikt instemmend. ‘Ik zou heel blij worden van een onderzoek naar een uitgebreider toetsingscriterium. Soms moeten we verzoeken afwijzen die mij aan het hart gaan. Het feit dat die discussie nu gevoerd mag worden, de Nederlandse Zorgautoriteit en het Ministerie van VWS hebben groen licht gegeven om met alle zorgkantoren een nieuw toetsingssysteem te onderzoeken, vind ik heel positief. Ik heb mijn kind vaak in mijn achterhoofd als ik beleid maak. We hoeven geen Sinterklaas te spelen, maar zeker bij jong-volwassenen vind ik dat we coulanter mogen omgaan met toewijzen.’ Lei vult aan: ‘Hulpmiddelen kunnen een enorm belangrijke rol spelen om mensen zelfstandiger te maken, en/of te houden. Er wordt nu soms gezegd: je zit al in een verpleeghuis, daar krijg je verpleging. Natuurlijk zijn er richtlijnen en regels en gaat het over gemeenschapsgeld, maar de klant mag daar nooit de dupe van worden. Het is mijn passie om mensen die hulpmiddelen nodig hebben nog beter te faciliteren, op een manier die groen, duurzaam en verantwoord is. Dat gaat over slimmer werken. En over de visie dat maximaal rendement niet alleen bij die ene klant zit, maar ook daarna, als een hulpmiddel nog een ronde meegaat. Ja, we moeten de zorg betaalbaar houden, maar kwaliteit van leven is nog belangrijker. Niet alles is in geld uit te drukken en zorg is niet iets wat je achter een bureau regelt. Soms heb ik daar discussies met Myriam over. We zijn het niet altijd met elkaar eens, maar als het gaat om zaken waar we sterk in geloven, krijgen we elkaar uiteindelijk wel mee .’ ‘Dat is waar,’ beaamt Myriam. ‘We doen dit werk allebei met hart en ziel. En VGZ Zorgkantoor draagt Kersten een warm hart toe, omdat jullie goed zijn in wat jullie doen. Bovendien pluk je de vruchten van zo’n langdurige samenwerking als de onze. We kunnen echt met elkaar bouwen. En dat wil ik de komende jaren blijven doen.’