In zorginstellingen gaat dagelijks veel tijd verloren met het zoeken naar hulpmiddelen. Een tillift die niet op de afdeling staat, een rolstoel die ‘even geleend’ is of een pomp die spoorloos lijkt. Het geeft onrust, kostbare tijd en soms extra kosten. Met track & trace van Kersten is dat verleden tijd.
Een hulpmiddel krijgt een kleine tag, een soort zendertje. Dat zendertje geeft door waar het hulpmiddel staat. Via het wifi-netwerk of een ontvanger in het gebouw wordt die locatie vastgelegd. In een app zie je direct waar hulpmiddelen zijn en of ze beschikbaar zijn. Dat bespaart zoektijd zodat er meer tijd overblijft voor waar het echt om draait: het leveren van goede zorg.
Daarnaast geeft track & trace inzicht in patronen van gebruik, voorraad en onderhoudsbehoefte. Daarmee krijgen zorginstellingen grip op hun hulpmiddelenbeheer en kunnen inkopers beter onderbouwde keuzes maken.
Minder zoektijd, meer zorgtijd
Medewerkers vinden hulpmiddelen direct via de app. Dat scheelt per dienst tot een half uur – tijd die naar cliënten kan gaan.
Efficiënter gebruik
Inzicht laat zien welke hulpmiddelen ongebruikt blijven en waar tekorten zijn. Dat voorkomt onnodige aanschaf of huur.
Meer veiligheid en zekerheid
Geen hulpmiddel wordt gemist bij onderhoud of keuring. Dat verhoogt de betrouwbaarheid en verkleint aansprakelijkheidsrisico’s.
Kostenbesparing
Minder verlies en diefstal, minder dubbele aanschaf en mogelijkheden voor pay-per-use. Track & trace verdient zich vaak binnen één tot twee jaar terug
Track & trace raakt alle lagen van de organisatie. Voor zorgprofessionals betekent het rust en meer tijd voor cliënten. Voor teamleiders en facilitair managers geeft het overzicht en grip op processen. Inkopers krijgen betrouwbare data voor slimme keuzes. En voor bestuur en management is het de zekerheid van aantoonbare efficiëntiewinst en betere kwaliteit van zorg.
We starten altijd met een gesprek om samen de wensen en doelen scherp te krijgen. Daarna volgt een analyse van de technische en financiële mogelijkheden, zodat duidelijk wordt wat haalbaar is.
Vaak beginnen we met een pilot op één afdeling of locatie, zodat medewerkers kunnen ervaren hoe het werkt in de praktijk. Als dat goed loopt, breiden we stap voor stap uit naar de hele organisatie en zorgen we voor een soepele koppeling met de bestaande systemen.
Met track & trace profiteren zorginstellingen direct van besparingen. Onderzoeken en ervaringen bevestigen dat middelgrote verpleeghuizen jaarlijks tot wel 1.000 uren al per locatie kunnen besparen door real-time hulpmiddelenbeheer en locatiebepaling van zorghulpmiddelen. En minstens zo belangrijk: medewerkers ervaren meer rust en cliënten krijgen sneller de juiste zorg.
Lees alle voordelen in onze FAQ onder aan de pagina.
Bij de implementatie van track & trace heb je een partner nodig die de dagelijkse zorgpraktijk én de techniek begrijpt. Wij combineren beide werelden: wij leveren de hulpmiddelen en de digitale oplossingen om ze slimmer te beheren.
✔ Volledig geïntegreerd: track & trace sluit aan op het Kersten Portaal en de Kersten App, én op systemen zoals Ultimo en TOPdesk. Zo heb je alles overzichtelijk in één omgeving.
✔ Bewezen aanpak: onze oplossing is getest in de praktijk en levert aantoonbare tijd- en kostenbesparing. Het implementatieteam regelt techniek en training, zodat het systeem snel ingebed raakt.
✔ Advies en begeleiding: van nulmeting tot businesscase, van pilot tot brede uitrol: ons implementatieteam begeleidt het hele proces. Met aandacht voor adoptie en draagvlak.
Track & trace is een digitale oplossing waarmee zorginstellingen altijd kunnen zien waar hulpmiddelen zich bevinden. Met sensoren (tags) die aan hulpmiddelen worden bevestigd, wordt realtime locatie-informatie zichtbaar in een dashboard of app. Dit geeft inzicht in beschikbaarheid, gebruik en locatiehistorie van bijvoorbeeld tilliften, bedden, AD-matrassen of infuuspompen.
De sensor op het hulpmiddel stuurt via een draadloos netwerk een signaal naar een centraal systeem. Afhankelijk van de gekozen techniek (bijv. Bluetooth, wifi of mobiele netwerken) is locatiebepaling van zorghulpmiddelen mogelijk binnen het gebouw én daarbuiten. Medewerkers kunnen via een app of dashboard precies zien waar een hulpmiddel is, of het beschikbaar is, en of het bijvoorbeeld onderhoud nodig heeft._
Track & trace wordt met name toegepast bij hulpmiddelen die vaak verplaatst worden, gedeeld worden tussen afdelingen of gevoelig zijn voor zoekraken. Denk aan bedden, tilliften, rolstoelen, glijlakens, infuuspompen, AD-matrassen of uitleenhulpmiddelen. De techniek is toepasbaar op vrijwel elk hulpmiddel dat geen wegwerpproduct is.
Start met hulpmiddelen die veel in gebruik zijn, regelmatig zoekraken of kritisch zijn voor de zorg. In de praktijk zijn dat bijvoorbeeld tilliften, AD-matrassen, rolstoelen en infuuspompen. Kies bij voorkeur hulpmiddelen met een hoge waarde of impact op de zorglogistiek.
Ja. Voor hulpmiddelen die het gebouw verlaten – zoals uitleenhulpmiddelen of AD-matrassen bij cliënten thuis – zijn sensoren beschikbaar op basis van gps in combinatie met mobiele netwerken. Ook kunnen detectiepunten bij uitgangen registreren wanneer een hulpmiddel het gebouw verlaat
De voordelen van track & trace zijn op verschillende niveaus in de organisatie zichtbaar:
Zorgmedewerkers hoeven minder te zoeken naar hulpmiddelen. Via een app zien zij direct waar een hulpmiddel zich bevindt. Dit bespaart dagelijks kostbare minuten per medewerker en draagt bij aan meer rust en efficiëntie in het werkproces.
Track & trace voorkomt onnodige inkoop of huur van hulpmiddelen, doordat inzichtelijk is welke middelen beschikbaar zijn. Ook verlies en diefstal worden gereduceerd. Daarnaast bespaart de technologie tijd voor zorg en facilitair personeel, wat zich vertaalt in meer tijd voor wat er echt toe doet: het leveren van goede zorg aan cliënten.
Het systeem zorgt ervoor dat hulpmiddelen op tijd gekeurd worden en dat alleen goedgekeurde middelen in gebruik zijn. Ook voorkom je onbedoeld gebruik van defecte hulpmiddelen. Zo blijft de kwaliteit van zorg en veiligheid voor cliënten gewaarborgd.
Met automatische meldingen en gebruiksregistratie worden onderhoudsmomenten niet gemist. Daardoor voldoen instellingen aan wet- en regelgeving rond medische hulpmiddelen en beperken ze hun aansprakelijkheidsrisico’s.
Zeker. Door beter gebruik van bestaande hulpmiddelen en minder onnodige aanschaf of huur, draagt track & trace bij aan de doelen van de Green Deal Duurzame Zorg. Hulpmiddelen blijven langer in gebruik en kunnen makkelijker herverdeeld worden.
Een succesvolle start begint met het formuleren van doelen: wat wil je oplossen of verbeteren? Daarna volgt een nulmeting: hoeveel tijd en middelen gaan nu verloren aan zoeken of inefficiënt gebruik? Op basis hiervan bepaal je de scope van een pilot.
Start met een nulmeting (zoekgedrag, voorraadbeheer, onderhoud), bepaal heldere doelen (zoals tijdwinst of kostenbesparing), en kies een pilotlocatie met voldoende schaal. Dit helpt om draagvlak te creëren en rendement zichtbaar te maken.
Afhankelijk van de gekozen techniek zijn er ontvangers, zenders en eventueel netwerkaanpassingen nodig. Vaak kan, met minimale aanpassingen, worden aangesloten op bestaande wifi-structuur (als deze is voorzien van BLE-ontvangst techniek). Voor buitengebruik zijn mobiele verbindingen of gps-oplossingen nodig.
Een pilot is een kleinschalige implementatie op één afdeling of locatie, met een beperkte set hulpmiddelen. Eventueel ook met een kleine groep medewerkers in de eerste fase(en). De resultaten worden geëvalueerd op basis van tijdsbesparing, gebruiksgemak en kosten. Positieve uitkomsten vormen de basis voor verdere uitrol.
Ja. Integratie is mogelijk met systemen zoals TOPdesk of Ultimo. Voor klanten van Kersten is ook koppeling met het Kersten Portaal en de Kersten App mogelijk, waarmee verhuur, onderhoud en status realtime zichtbaar worden.
De kosten bestaan uit eenmalige investeringen voor sensoren en infrastructuur, en periodieke licentie- of abonnementskosten per hulpmiddel of locatie. De precieze kosten hangen af van schaal, techniek en mate van integratie. Denk aan factoren zoals de gebouwstructuur, het aantal hulpmiddelen, het gewenste serviceniveau en de vraag of koppelingen met andere systemen gewenst zijn (zoals TOPdesk, Ultimo of het Kersten Portaal).
We kunnen een voorlopige kosteninschatting maken na een intakegesprek of quickscan, waarin we samen doelen, aantallen, technische randvoorwaarden en implementatiemogelijkheden in kaart brengen. Dat vormt de basis voor een voorstel op maat. Voor meer informatie kan je contact opnemen met je vaste Kersten contactpersoon.
Tijdwinst voor personeel, minder huur en inkoop, hogere benutting van bestaand materiaal, lagere voorraadkosten en minder verlies. Ook administratieve lasten en keuringstijd worden verminderd.
Voor 2025 zijn regelingen zoals MIT, SET of STOZ (via zorgverzekeraars) die onder voorwaarden subsidie kunnen bieden. Zie ook zorgvoorinnoveren.nl of vgz-zorgkantoren.nl voor actuele regelingen en de voorwaarden om ervoor in aanmerking te komen.
Gemiddeld ligt de terugverdientijd tussen de 6 en 18 maanden. Dit is afhankelijk van schaal, infrastructuur en mate van gebruik.
Zorgmedewerkers zien in de app direct welke zorghulpmiddelen beschikbaar zijn en waar deze zich bevinden. Na het selecteren van een hulpmiddel is detailinformatie zichtbaar, zoals type en status.
Het dashboard toont daarnaast inzicht in gebruik en zoekgedrag, waarmee zorgorganisaties de inzet van hulpmiddelen beter kunnen sturen.
Aan elk hulpmiddel wordt een kleine sensor bevestigd. Deze tag wordt gekoppeld aan het digitale systeem en is direct traceerbaar. Dit kan tijdens de implementatie en bij de instroom van nieuw materiaal. Het is ook mogelijk om het taggen van hulpmiddelen te combineren met een keuringsronde. Zo blijft de impact op de dagelijkse praktijk minimaal.
Track & trace systemen zijn AVG-proof. Ze registreren alleen objectdata, geen persoonsgegevens. De toegang tot het systeem is afgeschermd en data wordt versleuteld opgeslagen.
Het systeem detecteert automatisch of een tag offline is of een batterij bijna leeg raakt. Er zijn standaardprocedures voor vervanging of heractivering. Als extra ondersteuning nodig is, kan Kersten hierin ondersteunen. Storingen kunnen via de reguliere kanalen gemeld worden.
Als de batterij van de tag leeg is, laat het systeem de laatst bekende locatie van het hulpmiddel zien.
Voor het volgen van zorghulpmiddelen gebruiken we verschillende technieken, afhankelijk van het gebouw, het type hulpmiddel, het beoogde doel en of het binnen of buiten de instelling wordt gebruikt:
De gekozen oplossing verschilt per situatie en wordt in overleg bepaald.
Dankzij track & trace beheer je hulpmiddelen efficiënter en bespaar je kosten. In onze whitepaper lees je alles wat je moet weten over deze innovatieve technologie.
Door op ‘Download’ te klikken, stem je in met onze verwerking van jouw gegevens volgens onze privacyverklaring.
Heb je een algemene vraag of adviesvraag waarbij wij kunnen helpen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
17 september 2025
Arjo en Kersten Hulpmiddelen kondigen met trots een strategische samenwerking zie zich richt op optimaal afgestemde dienstverlening.
LEES MEER >
10 september 2025
Careyn en Kersten starten een meerjarige samenwerking voor complete hulpmiddelendienstverlening in Utrecht en Zuid-Holland.
LEES MEER >
2 september 2025
Zorginstelling Van Neynsel is samen met Kersten gestart met een track & trace-traject voor zorghulpmiddelen op locatie De Taling.
LEES MEER >